Ошибки при регистрации программы для ЭВМ: как подготовить заявку без лишних запросов

Почему запрос Роспатента — это потерянное время

Регистрация программы для ЭВМ — процедура без экспертизы по существу: Роспатент не оценивает, насколько программа новая или полезная. Ведомство проверяет другое — уплату пошлины, комплектность документов и их соответствие установленным требованиям. Поэтому качество заявки здесь почти полностью определяет срок.

Общий срок услуги — до 62 рабочих дней с даты приёма заявки. Но он может увеличиться, если потребуется представить дополнительные или исправленные материалы. На ответ по запросу заявителю отводится три месяца, затем ведомству нужно время, чтобы рассмотреть ответ.

Для бизнеса задержка может иметь вполне практическую цену. Свидетельство нередко нужно к конкретной дате: для инвестиционной сделки, подачи документов в реестр отечественного ПО, участия в тендере или переговоров о лицензии. Поэтому выгоднее один раз тщательно проверить заявку, чем потом отвечать на запросы.

Ошибка 1. Неверно выбран объект регистрации

Одна заявка относится к одной программе для ЭВМ или к одной базе данных. Смешивать объекты нельзя, а сменить объект в рамках уже поданной заявки невозможно — придётся отзывать её и подавать новую.

Типичные ситуации:

• Программа и база данных в одной заявке. У сервиса есть и код, и наполненная база. Если из реферата следует, что заявлены оба объекта, Роспатент направит запрос об уточнении либо предложит отозвать заявку.
• Несколько самостоятельных программ. Мобильное приложение, серверная часть и панель администратора могут быть одним программным комплексом, если модули объединены для получения общего результата. Но если это независимые продукты, логичнее регистрировать их отдельно.
• Сайт вместо программы. Сайт как таковой не является программой для ЭВМ, и его регистрация в Роспатенте не предусмотрена. Зарегистрировать можно программу, которая управляет работой сайта, или базу данных, размещённую на нём. Остальные элементы — дизайн, тексты, название — защищаются другими инструментами в рамках комплексной защиты сайта.
• Аппаратная часть. Программа, управляющая устройством, регистрируется. Само устройство — нет.

Прежде чем готовить документы, стоит ответить на вопрос: что именно мы регистрируем и зачем? Если Вы сомневаетесь, подойдёт ли регистрация вообще, полезно сначала разобраться в различиях между регистрацией программы как объекта авторского права и патентованием.

Ошибка 2. Название, которое вызывает вопросы

Название указывается в первой графе заявления и затем повторяется в реферате и на титульном листе депонируемых материалов. Требования к нему просты, но на практике именно здесь появляются первые запросы.

Название не должно характеризовать объект как то, что программой не является. На практике вопросы вызывают:

• «Алгоритм…» — алгоритм сам по себе не является программой;
• «Программно-аппаратный комплекс…» — аппаратная часть не входит в программу; корректнее «Программный комплекс…» или «Программа для…»;
• «Устройство…», «Тренажёр…» и другие названия технических средств;
• «Сайт…», «Портал…» — по причинам, описанным выше;
• «База данных…» — для программы, и «Программа для…» — для базы данных.

Кроме того, название не должно содержать недостоверных сведений о назначении программы или создавать впечатление, что она принадлежит органам власти.

И ещё одна частая мелочь: если название в реферате отличается от названия в заявлении, правильным считается название из заявления. Расхождение не всегда приводит к запросу, но создаёт путаницу в документах, на которые Вы потом будете ссылаться в договорах.

Ошибка 3. Неподтверждённые права правообладателя

Заявителем выступает правообладатель — тот, кому принадлежит исключительное право на программу. Это не обязательно автор: компания становится правообладателем, если программа создана сотрудником в рамках трудовых обязанностей или права перешли к ней по договору.

В заявлении отмечается основание возникновения прав. Распространённая ошибка — указать «заявитель является автором», когда заявитель — организация, а код писали конкретные люди. В такой ситуации основанием, скорее всего, будет «заявитель является работодателем автора» или «передача прав автором заявителю».

Но важнее другое: основание должно быть подтверждено документами, которые хранятся у компании. Роспатент не запрашивает трудовые договоры и договоры с подрядчиками при регистрации, однако именно они понадобятся, если права будут оспорены. Свидетельство, полученное без надёжной договорной базы, создаёт ложное ощущение защищённости.

Подробнее о сценариях с сотрудниками, заказчиками и подрядчиками мы рассказали в статье о том, кому принадлежат права на программу.

Отдельный случай — программы, созданные по государственному или муниципальному контракту. Здесь правообладателем может быть Российская Федерация, субъект РФ или муниципальное образование, а заказчик указывается как лицо, от имени которого оно выступает. Указать в качестве правообладателя саму организацию-заказчика — частая ошибка, которая приводит к запросу.

Ошибка 4. Неточный состав авторов и их вклада

Автор программы — всегда гражданин. Организацию указать автором нельзя, даже если программа целиком создана её силами. По каждому автору в заявлении приводятся персональные данные и краткое описание творческого вклада.

Кто не считается автором

• Автором не признаётся человек, который не внёс личного творческого вклада. Это относится к тем, кто:
• оказывал только техническую или организационную помощь;
• консультировал команду;
• финансировал разработку;
• помогал оформить права;
• контролировал выполнение работ.

Желание включить в авторы руководителя проекта, собственника компании или менеджера продукта понятно, но без реального участия в создании кода это создаёт риск: состав авторов может быть оспорен, а вместе с ним — и сведения в свидетельстве.

Формулировки вклада, которые вызывают запрос

Вклад нужно описывать как конкретные действия по созданию программы, например: «написание исходного текста программы», «разработка программных модулей обработки платежей», «разработка интерфейса пользователя».

Запрос вероятен, если указано:

• «Руководство разработкой программы» — это не творческий вклад;
• «Основной разработчик» или «Идея и реализация основных алгоритмов» у единственного автора — такая формулировка может говорить о том, что существуют другие участники, не указанные в заявке;
• вклад, относящийся к базе данных, а не к программе.

Если состав авторов нужно изменить после подачи, это возможно через ходатайство до внесения программы в реестр. Но ходатайство должны подписать все авторы из первоначальной заявки, включая тех, кого исключают. Если с бывшим участником команды нет контакта, исправить ошибку будет непросто.

Ошибка 5. Отсутствие согласий авторов

К заявке российского заявителя прилагаются два документа по каждому автору, который не отказался быть упомянутым:

• согласие на указание сведений об авторе в заявлении;
• согласие на обработку персональных данных Роспатентом.

Оба документа составляются по формам, утверждённым для этой процедуры. Если их нет, ведомство направит запрос. Исключение — когда авторы и правообладатели совпадают и сами подписали заявление.

С согласиями связаны ещё две тонкости:

• Отказ от упоминания и анонимность — не одно и то же. Если автор отказался быть упомянутым вовсе, сведения о нём не указываются ни в заявке, ни на титульном листе, а согласия не требуютс. Если же автор просит лишь не публиковать его имя в бюллетене, данные приводятся в заявлении и свидетельстве, а согласие на обработку персональных данных оформляется.
• Противоречия в заявлении. Если отмечен отказ авторов от упоминания, но их данные всё равно приведены, отметка об отказе считается ошибочной и не учитывается.

Практический совет: собирать согласия лучше заранее, пока команда на связи. Через год после завершения проекта найти бывшего подрядчика и получить его подпись бывает значительно сложнее.

Ошибка 6. Реферат, написанный как рекламный текст

Реферат — единственная часть депонируемых материалов, которая публикуется в официальном бюллетене Роспатента. По нему третьи лица узнают, что за программа зарегистрирована. Требования к реферату конкретны:

• название — точно как в заявлении;
• назначение, область применения и функциональные возможности;
• указание на наличие персональных данных, если программа их обрабатывает;
• название составного продукта, если программа является его частью;
• при необходимости — тип устройства и операционной системы;
• в конце — язык программирования и объём программы в байтах (кратных единицах: Кб, Мб);
• объём — не более 900 знаков;
• язык — простой и понятный специалистам в соответствующей области, сокращения расшифрованы.

Типичные ошибки:

• Превышение объёма. Если реферат значительно длиннее 900 знаков, Роспатент запросит заменяющий.
• Маркетинговый стиль. «Инновационное решение, не имеющее аналогов» — не описание функций. Эксперту нужно понять, что программа делает.
• Признаки нескольких объектов. Фраза «программа и база данных для…» приведёт к запросу об уточнении объекта.
• Расхождение с кодом. Языки программирования в реферате должны совпадать с языками, на которых написаны депонируемые фрагменты.
• Нет указания на персональные данные, хотя программа, например, хранит контакты клиентов.

Пример корректной структуры. «Программа предназначена для автоматизации учёта заказов в службе доставки. Область применения — логистика и розничная торговля. Функциональные возможности: приём заказов, распределение между курьерами, отслеживание статуса, формирование отчётов. Программа обрабатывает персональные данные клиентов. Тип ЭВМ: IBM PC-совместимый ПК. ОС: Linux, Windows. Язык: Python, JavaScript. Объём программы: 48 Мб».

Ошибка 7. Депонируемые материалы не идентифицируют программу

Депонируемые материалы — это исходный текст программы (полностью или фрагментами) либо иная форма, присущая языку программирования. Их задача — однозначно идентифицировать именно ту программу, которая указана в заявлении.

Материалы не той версии

Материалы должны относиться к конкретной версии программы — той, сведения о которой указаны в заявке, в том числе год окончания её создания. Частая ситуация: заявление готовили на одну версию, а код выгрузили из репозитория через несколько месяцев, после крупного обновления.

Ещё одна логическая ошибка — год создания позже года первого выпуска программы в свет. Программа не может быть опубликована раньше, чем её закончили создавать, и такое расхождение заметно сразу.

Слишком много кода

Объём материалов правилами не ограничен — он должен быть достаточным для идентификации. При этом Роспатент отмечает, что практическая возможность эксперта проверить материалы ограничена примерно 50 страницами. Выгружать весь репозиторий на сотни страниц бессмысленно: это не ускорит проверку и не усилит охрану, но увеличит объём раскрытой информации.

Разумнее подготовить показательные фрагменты: ключевые модули, по которым программу можно отличить от любой другой.

Оформление, о котором забывают

• Титульный лист с названием программы, правообладателем и всеми авторами, которые не отказались быть указанными.
• Сквозная нумерация страниц, если представлены фрагменты. Дополнительно можно указать в скобках, какое место фрагмент занимает в полном тексте.
• Формат файла. При бумажной подаче материалы, кроме реферата, представляются на машиночитаемом носителе в формате PDF/A.
• Совпадение данных. Название и авторы на титульном листе должны совпадать с заявлением.

В материалы можно включить подготовительные материалы разработки и экранные формы — отображения, которые порождает программа. Для продуктов с узнаваемым интерфейсом это полезно: так в депонированных материалах фиксируется и внешний облик программы.

Ошибка 8. Раскрытие конфиденциальной информации

Это ошибка, которую Роспатент не заметит, но которая может дорого обойтись бизнесу. Депонируемые материалы хранятся в ведомстве, и их состав определяете Вы. Возможность представлять фрагменты, а не весь код, позволяет не раскрывать в заявке наиболее чувствительные части разработки.

Что стоит проверить перед выгрузкой:

• Ключи доступа, токены, пароли и строки подключения к базам данных. Их нередко оставляют прямо в коде.
• Адреса внутренней инфраструктуры и конфигурационные файлы.
• Персональные данные в тестовых наборах и комментариях.
• Уникальные алгоритмы, которые компания предпочитает защищать режимом коммерческой тайны. Для идентификации программы обычно достаточно других фрагментов.
• Сторонний код и библиотеки. Они не являются Вашим творческим результатом; депонировать стоит собственные модули.

Пример. Команда выгрузила материалы из основной ветки репозитория без проверки. В файл попал модуль интеграции с реальными ключами доступа к платёжному сервису. Ключи пришлось срочно перевыпускать. Проверка выгрузки заняла бы несколько часов и исключила этот риск.

Регистрация — лишь один элемент защиты. О том, как сочетать её с договорами, режимом коммерческой тайны и контролем доступа к репозиторию, мы подробно рассказали в материале о защите программного кода.

Ошибка 9. Подписи, полномочия и электронная подача

Заявка может быть безупречной по содержанию, но вернуться с запросом из-за подписи.

Частые ситуации:

• Подписал заместитель руководителя, а документ о его полномочиях не приложен.
• Доверенность представителя не удостоверена нотариально. Роспатент может попросить подтвердить сведения от имени руководителя правообладателя либо представить нотариальную доверенность. Для зарегистрированного патентного поверенного правила о доверенности иные, поэтому такой вопрос обычно не возникает.
• Незаполненные графы. Если сведений нет, в графе пишут «отсутствует» или «нет». Пустая графа, которая предполагает отрицательный ответ, считается содержащей такой ответ — и это не всегда совпадает с намерением заявителя.

При электронной подаче через сайт Роспатента или Госуслуги действуют свои правила:

• заявка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью;
• адрес электронной почты для переписки обязателен;
• документ, который должен подписать не заявитель, подписывается электронной подписью этого лица — это стоит учесть заранее, если подписантов несколько.

Отдельно стоит позаботиться об адресе для переписки. Если запросы приходят на ящик бывшего сотрудника или в общую почту, которую никто не разбирает, трёхмесячный срок ответа может пройти незаметно.

Ошибка 10. Пошлина и сроки ответа на запросы

Пошлина уплачивается в размере, установленном Налоговым кодексом. Если её уплата не подтверждена, Роспатент направляет уведомление, и пошлину нужно уплатить в течение двух месяцев. Если подтверждения так и нет, заявка признаётся неподанной — все документы придётся готовить и подавать заново.

Типичные ошибки:

• в платёжном документе указан другой плательщик без пояснения в заявлении;
• заявлена льгота по пошлине, но не приложены подтверждающие документы;
• реквизиты платежа не позволяют соотнести его с заявкой.

На запрос о дополнительных или исправленных материалах отводится три месяца со дня его направления. Важно учитывать две вещи:

• Ответ должен закрывать все замечания сразу. Частичный ответ может привести к повторному запросу и новому ожиданию.
• После уведомления о результате проверки документы не принимаются. Если ведомство уже вынесло положительное или отрицательное решение, дослать исправления не получится.

Исправить очевидные и технические ошибки, сведения о правообладателе или авторах можно по собственной инициативе — ходатайством до внесения программы в реестр. Чем раньше Вы заметите неточность, тем меньше она повлияет на срок.

Сводная таблица ошибок

Чек-лист проверки заявки перед отправкой

Объект и название

• Заявка относится к одной программе, а не к программе и базе данных одновременно.
• Название не содержит слов «алгоритм», «устройство», «сайт», «программно-аппаратный».
• Название одинаково в заявлении, реферате и на титульном листе.

Правообладатель и авторы

• Указано верное основание возникновения прав у заявителя.
• У компании есть трудовые договоры, служебные задания или договоры с подрядчиками, подтверждающие права.
• В авторы включены только люди с реальным творческим вкладом.
• Вклад каждого автора описан конкретными действиями.
• Получены согласия всех авторов на указание сведений и обработку персональных данных.

Реферат

• Объём — не более 900 знаков.
• Описаны назначение, область применения и функции.
• Указано наличие персональных данных, если программа их обрабатывает.
• В конце указаны язык программирования и объём программы.

Депонируемые материалы

• Материалы соответствуют версии и году создания из заявления.
• Год создания не позже года первого выпуска в свет.
• Есть титульный лист и сквозная нумерация страниц.
• Языки программирования совпадают с рефератом.
• Из выгрузки удалены ключи, пароли, конфиденциальные данные и сторонний код.

Подписи и пошлина

• Документы подписаны уполномоченным лицом; при необходимости приложена доверенность.
• Все графы заявления заполнены, включая «нет» и «отсутствует».
• Пошлина уплачена, реквизиты позволяют соотнести платёж с заявкой.
• Указан действующий адрес электронной почты, который регулярно проверяется.

Как URVISTA помогает подготовить заявку

Регистрация программы для ЭВМ кажется формальной процедурой, но её результат напрямую зависит от точности каждого документа. Для бизнеса важно не только получить свидетельство, но и чтобы сведения в нём совпадали с реальной структурой прав на продукт.

Специалисты URVISTA в рамках услуги по регистрации программ для ЭВМ:

• помогают определить объект регистрации: программа, программный комплекс или база данных;
• проверяют, подтверждены ли права компании на код, и при необходимости готовят договоры с сотрудниками и подрядчиками до подачи заявки;
• согласовывают с командой разработки состав авторов и формулировки творческого вклада;
• готовят реферат и депонируемые материалы так, чтобы программа была однозначно идентифицирована, а конфиденциальная часть кода — защищена;
• оформляют согласия, доверенности и заявление, подают документы и ведут переписку с Роспатентом до получения свидетельства.

Такой подход позволяет пройти регистрацию в прогнозируемые сроки и получить документ, на который можно уверенно опираться в сделках, переговорах и спорах.

FAQ по ошибкам при регистрации программы для ЭВМ

Может ли Роспатент отказать в регистрации программы из-за ошибок в заявке?

Роспатент не оценивает новизну программы, но проверяет комплектность документов и их соответствие требованиям. Если недостатки не устранены, ведомство подготавливает уведомление об отрицательном результате проверки. Если не подтверждена уплата пошлины, заявка признаётся неподанной.

Сколько времени даётся на ответ на запрос Роспатента?

Дополнительные или исправленные материалы предлагается представить в течение трёх месяцев со дня направления запроса. Если не подтверждена уплата пошлины, на её уплату даётся два месяца со дня направления уведомления.

Сколько страниц исходного кода нужно для регистрации программы?

Точного минимума нет: объём должен быть достаточным для однозначной идентификации программы. При этом Роспатент указывает, что практическая возможность эксперта ограничена проверкой около 50 страниц, поэтому выгружать весь код не нужно.

Можно ли не раскрывать весь исходный код при регистрации программы?

Да. Исходный текст можно представить фрагментами, если их достаточно для идентификации программы. Это позволяет не включать в материалы ключевые алгоритмы и другие чувствительные части разработки.

Можно ли указать руководителя проекта автором программы?

Только если он лично участвовал в создании программы, например писал код или разрабатывал архитектуру модулей. Организационное руководство, контроль работ или финансирование творческим вкладом не считаются.

Можно ли исправить ошибку в заявке после подачи?

Да, до внесения программы в реестр можно подать ходатайство об изменении сведений о правообладателе или авторах, об изменении состава авторов или об исправлении технических ошибок. Сменить объект регистрации в рамках поданной заявки нельзя.

Можно ли зарегистрировать сайт как программу для ЭВМ?

Сайт как таковой в Роспатенте не регистрируется. Зарегистрировать можно программу, обеспечивающую работу сайта, или базу данных, размещённую на нём. Название, дизайн и контент сайта защищаются другими способами.